Kaufmännisches Bestätigungsschreiben bei öffentlichen Auftraggebern

Auch bei öffentlichen Bauaufträgen gilt das Bekannte zu dem kaufmännischen Bestätigungsschreiben, vgl. OLG Celle, Beschl. vom 26.02.2021, Az. 4 U 37/20; BGH, Beschl. vom 11.11.2021, Az. VII ZR 236/21 (Nichtzulassungsbeschwerde zurückgewiesen).

Sachverhalt

Im Vergabeverfahren des öffentlichen AG wurde der AN bezuschlagt. Die Vergabeunterlagen sahen verschiedene Vertragstermine vor. Im Rahmen einer Bauanlaufbesprechung wurde der Bauzeitenplan abgestimmt und man verständigte sich darauf, die Fertigstellung der Baumaßnahme auf Dezember 2016 zu terminieren. Das Protokoll der Besprechung, welches im Nachgang des Termins an den AN versendet wurde, vermerkte dies. Als sich im Verlauf der Baumaßnahme abzeichnete, dass der AN den Fertigstellungstermin nicht einhalten können wird, kündigt ihm der AG den Vertrag aus wichtigem Grund. Der AN setzte sich mit dem Argument zur Wehr, dass vertragliche Fertigstellungstermine überhaupt nicht vereinbart worden seien. Ein die Kündigung rechtfertigender Verzug sei daher bereits nicht eingetreten.

Entscheidung

Dies hielt der gerichtlichen Überprüfung (vgl. OLG Celle, Beschl. vom 26.02.2021, Az. 4 U 37/20; BGH, Beschl. vom 11.11.2021, Az. VII ZR 236/21 [Nichtzulassungsbeschwerde zurückgewiesen]) nicht stand. Spätestens nach Übersendung des Protokolls musste der AN davon ausgehen, dass der in dem Bauzeitenplan genannte Montageendtermin, der bereits im Rahmen der Besprechung zu einem Vertragstermin erhoben werden sollte, nunmehr aus Sicht des AG auch tatsächlich als Vertragstermin vereinbart worden war. Da der AN dem Protokoll nicht widersprochen hat, muss er die Vereinbarung des Montageendtermins als Vertragstermin nach den Grundsätzen des kaufmännischen Bestätigungsschreibens gegen sich gelten lassen.

Praxisempfehlung

Dem Grundsatz, dass im Handelsverkehr der Empfänger eines kaufmännischen Bestätigungsschreibens unverzüglich widersprechen muss, wenn er den Inhalt nicht gegen sich gelten lassen will, liegt ein Handelsbrauch zu Grunde, der zwischenzeitlich zu Gewohnheitsrecht geworden ist und im persönlichen Anwendungsbereich nicht mehr nur auf Kaufleute beschränkt ist.

Persönlich anwendbar sind die Regeln über das Schweigen auf ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben auf Kaufleute, aber auch auf Personen, die wie ein Kaufmann selbstständig und in größerem Umfang am Rechtsverkehr teilnehmen, sowie Gemeinden und Behörden im fiskalischen Tätigkeitsbereich.

Das Bestätigungsschreiben muss sich auf eine getroffene Absprache beziehen, also das Ergebnis der vorausgegangenen Vertragsverhandlungen verbindlich festlegen. Das Bestätigungsschreiben muss in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit den Vertragsverhandlungen zugegangen sein. Es ist nur dann ohne Wirkung, wenn der Bestätigende so weit von dem Ergebnis der Verhandlungen abweicht, dass er vernünftigerweise nicht mit dem Einverständnis rechnen konnte. Ansonsten hat die widerspruchslose Hinnahme des Schreibens die Wirkung, dass sein Inhalt als Vertragsinhalt gilt.